Come condurre una telefonata in inglese commerciale

Una chiamata telefonica di tipo formale può metterci in difficoltà, figuriamoci se dobbiamo condurla in una lingua diversa dalla nostra lingua madre, come in inglese! Questa prima lezione di Business English, o di inglese commerciale è dedicata a chi per lavoro si trova spesso a dover fronteggiare questo tipo di situazioni.

Cominciamo dalla prima fase: ricevere la chiamata telefonica

Quando riceviamo o facciamo una telefonata è bene iniziare con il saluto, pronunciando il nostro nome e cognome e l'azienda per la quale lavoriamo. Così facendo il nostro interlocutore avrà un'idea chiara di chi gli/le stia parlando.

INGLESE	ITALIANO
Hello, this is Marco Verdi.	Salve, sono Marco Verdi.
CompanyXitalia, this is Marco Verdi.	CompanyXitalia, parla Marco Verdi.
Good morning/afternooon/evening, this is Marco Verdi.	Buongiorno/buon pomeriggio/buonasera, sono Marco Verdi.
Hello, Marco Verdi speaking, how can I help you?	Salve, parla Marco Verdi, come posso esserle utile?

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Spiegare il motivo della telefonata

Dopo esserci presentati, dobbiamo spiegare la ragione per la quale stiamo telefonando. I motivi possono essere svariati e cambiano in base al lavoro di ognuno, ma generalmente possiamo individuare queste frasi come utili per tutti, ovviamente da adattare alla situazione in questione.

INGLESE	ITALIANO
Hello, this is Marco Verdi from CompanyXitalia. I'd like to speak with Maria Costantini, please.	Salve, sono Marco Verdi di CompanyXitalia, vorrei parlare con Maria Costantini per favore.
I'm calling about...	Chiamo a riguardo di...
Could I speak with Maria Costantini, please?	Potrei parlare con Maria Costantini per favore?
Hello, this is Marco Verdi from CompanyXitalia. We are reviewing your data about your contract with our company but some of them are missing, could you help me, please?	Salve, sono Marco Verdi di CompanyXitalia. Stiamo controllando i dati relativi al suo contratto con la nostra azienda ma alcuni dati mancano, potrebbe aiutarmi per favore?
Checking your profile, I see that your client code is 1234, can you confirm if this is accurate?	Controllando il suo profilo, vedo che il suo codice clienti è 1234, può confermarmi che questo è corretto?

Rispondere ad una chiamata

Quando rispondiamo ad una telefonata può capitare di essere impegnati a fare qualcosa di più urgente, quindi dobbiamo chiedere gentilmente a chi ci chiama di rimanere in attesa, e queste frasi di sicuro torneranno utili. Un altro caso è quello in cui ci viene richiesto di parlare con un collega o con il nostro capo e dobbiamo comunicare che la persona desiderata non è disponibile in quel momento e sotto vediamo qualche esempio.

INGLESE	ITALIANO
Can you hold on please?	Resti in linea, per favore.
Just a moment please.	Attenda un attimo, per favore.
I'll put you through to Mrs Ferrari.	Le passo la signora Ferrari.
I am not sure about this. I am quite sure that Giulia Ferrari will be able to help you. Let me give you his number.	Non ne sono sicuro, ma sono certo che Giulia Ferrari sarà in grado di aiutarla. Mi permetta di darle il suo numero.
I'm afraid she/he's not available.	Temo che non sia raggiungibile.
I'm afraid he/she is out of the office.	Temo non sia in ufficio.

Chiedere di essere richiamati

Altre volte dobbiamo chiedere che una persona con la quale non siamo riusciti a metterci in contatto ci richiami e nella tabella sottostante ci sono degli esempi utili.

INGLESE	ITALIANO
Could you ask him/her to call me back please?	Può dirgli/le di richiamarmi gentilmente?
Could you tell him/her to phone me as soon as possible please?	Può dirgli/le di richiamarmi il prima possibile per favore?
It's urgent, thanks.	È urgente, grazie.
Can you give me a call back when you are free/when you have a moment?	Può richiamarmi quando è libero/ha un momento libero?
When will he/she be available?	Quando sarà libero?
I'll try again later.	RIproverò più tardi.
Could you give me your name/phone number/email address?	Può lasciarmi il suo nome/numero di telefono/indirizzo email?

Lasciare un messaggio

Possiamo anche avere necessità di lasciare un messaggio o di prendere un messaggio lasciato per altre persone e sotto sono riportati degli esempi.

INGLESE	ITALIANO
Could I please leave a message?	Posso lasciare un messaggio per favore?
Would you like to leave a message?	Vuole lasciare un messaggio?
I'd like to leave a message for...	Vorrei lasciare un messaggio per...
Could you please call me back as soon as possible?	Potrebbe richiamarmi il prima possibile?

Frasi per facilitare la comprensione

Capita anche di non capire immediatamente ciò che ci sta dicendo l'interlocutore e quindi dobbiamo chiedere di ripetere o di fare lo spelling del nome ad esempio, in particolare se un nome straniero.

INGLESE	ITALIANO
Would you mind repeating that, please?	Potrebbe ripetere per favore?
Could you spell that, please?	Potrebbe fare lo spelling per favore?
I'm sorry, I didn't catch/get it.	Scusi, non ho capito.
Excuse me, who is speaking?	Mi scusi, chi sta parlando?

Fissare un appuntamento

Qui sotto riportiamo un esempio di un dialogo tra due persone quando una desidera fissare un appuntamento con una terza persona. Potrete prendere spunto dalle frasi nella tabella e adattarle alla vostra situazione.

	INGLESE	ITALIANO
Roberto Russo	I’d like to arrange an appointment with Giulia Ferrari, please. It's Roberto Russo here.	Vorrei fissare un appuntamento con Giulia Ferrari per cortesia. Sono Roberto Russo.
Marco Verdi	Could you hold on for a minute, Mr Russo. I’ll just look in the diary. So when is convenient for you?	Attenda un minuto, Signor Russo. Do un'occhiata all'agenda. A lei quando andrebbe bene?
Roberto Russo	Some time next week if possible.	Se è possibile entro la prossima settimana.
Marco Verdi	OK, fine. So would next Monday in the morning be okay for you?	Ok. Lunedì prossimo di mattina le andrebbe bene?
Roberto Russo	Monday. Let me think. No, I'll be busy all Monday morning. But I'll be free in the afternoon, after about three.	Lunedì, mi faccia pensare. No, sono impegnato lunedì mattina, ma sarò libero nel pomeriggio, all'incirca dopo le tre.
Marco Verdi	So let's say 3.30 next Monday, in Mrs Ferrari's office?	Allora facciamo lunedì alle 3.30 nell'ufficio della signora Ferrari?
Roberto Russo	It sounds fine to me. Thanks.	Mi sembra ottimo, grazie.
Marco Verdi	Okay, goodbye!	Bene, arrivederci!

Chiudere la chiamata

Quando arriva il momento di terminare la telefonata, queste sono alcune delle formule di cortesia da usare.

INGLESE	ITALIANO
Thanks for your time.	Grazie per il tempo che mi ha dedicato.
Thanks for calling.	Grazie per aver chiamato.
Thanks for your help. Goodbye!	Grazie per il suo aiuto, arrivederci!

Esempio di conversazione

In conclusione, ecco un breve dialogo di esempio che riprende alcune delle frasi che abbiamo visto in precedenza.

	INGLESE	ITALIANO
Marco Verdi	Hello, marketing. How can I help?	Salve, dipartimento di marketing. Come posso esserle d'aiuto?
Roberto Russo	Hello, could I speak to Giulia Ferrari, please?	Salve, posso parlare con Giulia Ferrari, per favore?
Marco Verdi	Of course. Who shall I say is calling?	Certo. Chi la cerca?
Roberto Russo	My name’s Roberto Russo.	Mi chiamo è Roberto Russo.
Marco Verdi	Just a second, I’ll see if she’s in. (Hello, Giulia, I’ve got Roberto Russo on the phone for you ... OK - I’ll put him through.) Hang on a moment, I’m just putting you through.	Solo un momento, controllo se c'è. (Ciao Giulia, c'è Roberto Russo al telefono per te … Ok, te lo passo.) Aspetti un momento, sto trasferendo la telefonata.

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